エンジニアという職業柄、もともとテレワークで働いていたのですが、新型コロナウイルスの蔓延によってミーティングも完全にリモートになりました。
それなりに会議の数を重ねていくと、遠隔ミーティングのメリット・デメリットについて徐々に分かってきました。今回は、実際の会議で気がついた点について紹介していきたいと思います。
目次
メリット
会議室がいらない
会社でミーティングを行うときは会議室を用意しなければいけないので、全員の予定が空いている時間を見つけても、会議室が埋まっていることがよく発生します。
そうすると、ミーティングの日付が来週…再来週…と後ろのほうに伸びていきます。これはプロジェクトの意思決定を遅らせることになるので、意外と大きな損失になっているのです。
自宅勤務であれば参加者の予定が空いている限り開催できるので、プロジェクトの早期進行につながります。
服装や髪に気を使わなくても良い
実際に対面でミーティングをする場合、外に出るための服を着たり髪を整える必要があります。女性の場合は、化粧も必要になります。
一方で遠隔ミーティングだとカメラを使わないという選択肢があるため、自分が好きな格好で仕事をすることができます。服装がラフだと仕事モードに入らないという人もいますが、服装や髪をどうするかといった選択肢が増えることはメリットの一つだと言えるでしょう。
ミーティングに”参加しているだけ”の人が可視化されやすい
ミーティングに誰を参加させるかは、とても重要なことですが、実際の職場では何となくで判断されることもあります。対面でのミーティングであれば、うなずいたり目を合わせると言ったボディーランゲージをすると存在感がありますが、遠隔ミーティングは声とテキストのやりとりがメインです。
そのため、情報をインプットする目的で参加している人であれば黙ったままでもいいのですが、露骨に発言がない人が可視化されやすいので、事前に誰をミーテイングにアサインするかをしっかりと考えるきっかけにもなります。
言語化や文書化がされやすくなる
ボディーランゲージが通用しなくなるので、考えを言語かしたり資料をつくらないと意思伝達ができなくなります。
そのため、ミーティング前に資料をしっかりとつくっておこうとか、考えをメモに箇条書きにしておこう、といった準備に対する意識が高くなりやすいです。
デメリット
通信のラグ・ノイズ
回線環境によっては、通信のラグが発生することがあります。自分も遠隔ミーティングをして初めて気がついたのですが、人間の対面コミュニケーションは非常に”間”というものを読んでいることがわかりました。
相手の表情や目線から、次に相手が話をするのかどうかを察する力が備わっているのです。一方でネット越しだとそういったボディーランゲージを確認することができないので、自分が話しだしたら相手も話し出してしまったりすることで、コミュニケーションが取りにくいという弊害もあります。
また、使っているスピーカーによってはノイズが発生することがあるので、どのようなスピーカーを使うかによってもミーティングのやりやすさは変わってきます。
ホワイトボードの利用ができない
これが結構大きいですね。遠隔会議システムには、いわゆるみんなでお絵かきをしてアイディアをひとつのスペースに書き込む機能があったりしますが、全員がタブレットを持っているわけではないので、自由に絵を書いて共有するみたいなことがやりにくいです。
パソコンだとささっと図を描くことが難しいので、複雑な話になると言葉で伝えることにも限界がくるなあと思います。Appleは明らかにノートPCからiPadへの移行を目指していますが、たしかにiPadなどのタブレットの方が遠隔ミーティングはやりやすそうだなと思いました
まとめ
遠隔ミーティングのメリットは、わざわざ出社しなくてもいいし、場所も取らないし、会議室予約が必要ないのでミーティングを設定しやすいという点でした。
一方デメリットとしては、ボディーランゲージが通用しないことによる会話テンポのつかみにくさや、ホワイトボードに自由を絵を描いていくようなミーティングはやりにくいということでした。
今後ツールによって良くなっていくと思いますが、まだまだ通信速度やノイズに対する改善点はありそうだなと思いました。
